MailowsZásady zpracování osobních údajů
Co o vás víme, proč to víme, jak dlouho si to necháváme a komu se to dostane do ruky. Psané podle toho, co systém skutečně dělá.
1. Kdo je správce a kde data leží
Správcem osobních údajů je DW Technology LLC, se sídlem ve státě New Mexico, USA. Kontakt ve všech věcech ochrany údajů: support@namailu.cz.
Zpracování ale probíhá v Evropské unii. Servery, na kterých běží pošta, databáze i webmail, stojí v datovém centru společnosti Contabo GmbH v Lauterbourgu ve Francii. Vaše zprávy tedy neopouštějí EU při běžném provozu; přístup k nim má správa provozovatele, která je vedená z USA. Tenhle nesoulad uvádíme výslovně, protože je to informace, kterou u e-mailové služby potřebujete znát.
2. Jaké údaje zpracováváme
Údaje, které nám dáte
- Registrační údaje: e-mailová adresa, zvolené jméno schránky, heslo (uložené jako argon2 otisk, nikdy ne čitelně), případně tajemství druhého faktoru (uložené šifrovaně).
- Fakturační údaje, pokud si předplatíte placený plán — viz část 4.
- Obsah pošty: zprávy, přílohy, kontakty a kalendář, které do schránky uložíte nebo které vám někdo pošle.
Údaje, které vznikají provozem
- Provozní záznam o zprávách — odesílatel, příjemci, čas, velikost a výsledek doručení. Slouží k vynucení kvót, k antispamu a k tomu, abyste v portálu viděli, co vaše agentní schránka odeslala.
- Auditní záznam — kdo v účtu provedl jakou správní akci (založení schránky, změna hesla, vydání klíče, udělení souhlasu agentovi).
- Bezpečnostní záznamy — IP adresa a čas přihlášení, neúspěšné pokusy, důvěryhodná zařízení.
Přihlašovací a bezpečnostní cookies, které nastavujeme, jsou nezbytné pro fungování přihlášení. Souhlasovou lištu nemáme, protože nemáme co odsouhlasit: žádnou analytiku ani reklamní měření nepoužíváme — Google Analytics, Matomo, Plausible, PostHog ani podobné nástroje na našich stránkách nejsou.
3. Proč to zpracováváme
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Poskytování schránky a doručování pošty | plnění smlouvy |
| Fakturace a účetnictví | právní povinnost |
| Kontrola příchozí i odchozí pošty na škodlivý obsah, antispam, kvóty a limity | oprávněný zájem na bezpečném provozu |
| Auditní a bezpečnostní záznamy | oprávněný zájem na ochraně účtů |
| Provozní e-maily o službě (výpadek, změna podmínek) | plnění smlouvy |
Co neděláme: nečteme obsah vaší pošty pro jiný účel než technické doručení a kontrolu na škodlivý obsah, neprodáváme údaje, nezobrazujeme reklamu, neprofilujeme vás a nepoužíváme obsah vašich zpráv k trénování modelů umělé inteligence.
4. Komu se údaje dostanou
Zpracovatelé, bez kterých službu provozovat nelze:
| Kdo | Co u něj je | Kde |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | servery, tedy veškerá provozní data včetně pošty | Francie (EU) |
| Stripe | platební údaje předplatitelů; karta k nám nikdy nedorazí | EU / USA |
| Cloudflare | autoritativní DNS pro naše domény — překlad jmen, ne obsah pošty | globálně |
Šifrovaná kopie záloh leží mimo hlavní server, na úložišti provozovatele dostupném jen přes privátní síť. Bez klíče, který je uložený offline, je nečitelná.
Údaje předáváme dál jen na základě zákonné povinnosti — a jen v rozsahu, který zákon vyžaduje. Poštu příjemců pochopitelně doručujeme na servery, které si zvolí protistrana; to je podstata e-mailu.
5. Jak dlouho si údaje necháváme
| Co | Jak dlouho |
|---|---|
| Obsah schránky | dokud ho nesmažete vy nebo dokud trvá účet |
| Koš | 30 dní, pak se maže automaticky |
| Auditní záznam správních akcí | 365 dní |
| Záznam o zpracovaných zprávách a doručených událostech | 30 dní |
| Nedoručitelné události (dead-letter) | 90 dní |
| Fakturační doklady | podle zákona o účetnictví |
Zálohy jsou výjimka, kterou je poctivé říct nahlas. Zálohujeme několikrát denně a starší kopie držíme až 12 měsíců. Když si necháte smazat účet nebo zprávu, zmizí z živého systému hned, ale ze záloh se ztratí až tím, jak staré zálohy postupně vyprší. Zálohy jsou šifrované a saháme do nich jen při obnově po havárii.
6. Vaše práva
- Přístup a přenositelnost. Celý obsah schránky si kdykoli stáhnete sami přes IMAP nebo JMAP běžným poštovním klientem — nemusíte o nic žádat.
- Oprava údajů účtu přímo v portálu.
- Výmaz. Smazání účtu odstraní schránky i jejich obsah; omezení u záloh viz část 5.
- Omezení zpracování a námitka proti zpracování z oprávněného zájmu.
- Stížnost u dozorového úřadu — pro Českou republiku Úřad pro ochranu osobních údajů.
Napište na support@namailu.cz; odpovídáme do jednoho měsíce. Abychom údaje nevydali cizímu člověku, žádost musí přijít z adresy účtu nebo být jinak ověřitelná.
7. Zabezpečení
- Veškerá komunikace se službou běží šifrovaně (HTTPS, IMAPS, SMTPS, POP3S); nešifrované varianty protokolů nenabízíme.
- Hesla držíme jako argon2 otisky, tajemství druhého faktoru šifrovaně.
- Příchozí i odchozí pošta prochází kontrolou na škodlivý obsah.
- Přístup agentů (API i MCP) je vázaný na konkrétní schránku a rozsah oprávnění, která kdykoli odvoláte v portálu.
- Zálohy jsou šifrované a jejich kopie leží mimo hlavní server.
Kdyby došlo k porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva, dáme vám vědět bez zbytečného odkladu a splníme ohlašovací povinnost.
8. Přístup agentů a nástrojů umělé inteligence
Když svému agentovi (například přes MCP) povolíte přístup ke schránce, jde o vaše rozhodnutí a vaše oprávnění: souhlas se uděluje na konkrétní schránky a konkrétní rozsah, potvrzuje se druhým faktorem a v portálu ho kdykoli zrušíte. Obsah, který si agent přečte, se dostane k provozovateli toho agenta — tedy k tomu, koho jste si zvolili vy. My data agentům sami nepředáváme a k trénování modelů nic neposkytujeme.
9. Děti
Služba není určená dětem mladším 16 let.
10. Změny
Aktuální znění je vždy na této stránce. O podstatné změně dáme vědět předem na kontaktní e-mail účtu.